Het bewaren van papieren dossiers – het ouderwetse archiefbeheer – is in principe vrij simpel: registreer je dossiers, zet ze op een veilige plek, zorg ervoor dat je er altijd bij kunt wanneer dat nodig is en laat de dossiers vernietigen wanneer dit moet. Bij het bewaren van digitale dossiers komt echter veel meer kijken.

Mensen van mijn leeftijd, begin 40, kennen allemaal nog wel Word Perfect, MS-dos en Lotus 1-2-3, waar op het mbo/hbo tijdens het vak Informatica les in werd gegeven. Een paar jaar later werden deze programma’s al niet meer gebruikt. Ze werden overgenomen door Microsoft Office, wat inhield dat je bestanden nu alleen nog kon openen in Word of Excel. De opmaak van het bestand was veranderd en formules waren niet langer bruikbaar. Toentertijd was dit geen groot probleem, aangezien digitale bestanden nog standaard werden uitgeprint en in een ordner werden gestopt. Een fysiek dossier was het authentieke bewijs van de gebeurtenis die was vastgelegd in het digitale bestand.

Tegenwoordig worden alleen nog digitale bestanden bewaard. Bij grotere instellingen en bedrijven gebeurt dit veelal in een document management systeem, denk bijvoorbeeld aan Sharepoint. In zo’n systeem worden kenmerken meegegeven, zodat er gemakkelijk op bestanden gezocht kan worden. Daarnaast krijgen gebruikers rollen en rechten, zodat bestanden niet door de verkeerde persoon verwijderd of aangepast kunnen worden. In sommige systemen is het daarnaast mogelijk om bestanden te archiveren, waarbij die bestanden worden geconverteerd naar een archiefformaat, zoals PDF-a. PDF-a zorgt ervoor dat bestanden gedurende de gehele bewaartermijn authentiek en integer blijven. De bewaartermijn wordt per bestand aan de hand van vooraf ingegeven kenmerken bepaald.

Bij de meeste MKB-bedrijven worden digitaal aangemaakte bestanden, vaak vanuit financiële overweging, op een andere manier opgeslagen. In de cloud bijvoorbeeld, of op een computer/server in een mappenstructuur. Dit brengt verschillende gevaren met zich mee:

• De bestanden zijn beschikbaar voor meerdere collega’s, die allemaal de rechten hebben om de bestanden te verwijderen, verplaatsen of veranderen.
• Het risico op het maken van ‘fouten’ bij het opslaan of verplaatsen van bestanden is aanwezig en het zoeken naar de juiste bestanden kost vaak veel tijd.
• Bestanden worden niet geconverteerd, waardoor lang bewaren gevolgen heeft voor de authenticiteit van de bestanden.
• Er worden geen bewaartermijnen bijgehouden, waardoor de mogelijkheid bestaat dat bestanden te lang of te kort bewaard worden.
• De cloud is niet honderd procent veilig.